Hybridityön vaatimukset, työvoimapula, taloudellisen toimintaympäristön epävakaus ja jatkuvasti kiristyvät vastuullisuusvaatimukset haastavat organisaatioita niiden pohtiessa työnteon tapojensa uudistamista ja toimitilojensa määrää ja varsinkin niiden laatua. Yksittäisen asiantuntijan kannalta toivottavin ratkaisu voi olla täysi vapaus työskennellä miten ja missä haluaa. Organisaatioilla puolestaan voi olla on pyrkimys edistää tiimien yhteistyötä ja luovuutta, varmistaa organisaatiokulttuurin ja arvojen juurtuminen sekä tukea jatkuvaa oppimista. Tällöin kysymys ei ole vain yksittäisen asiantuntijan kulloisestakin suoriutumisesta, vaan myös hänen osallistumisestaan koko työyhteisön kehittymiseen. Ja tässä syystä myös fyysisisiä kohtaamisia pidetään tärkeinä.

Sanjay Rishi, Benjamin Breslau ja Peter Miscovich pohtivat näitä ja monia muita asiantuntijatyöhön liittyviä kysymyksiä viime vuonna julkaistussa The Workplace You Need Now -kirjassaan. Vaikka teemat liikkuvatkin paljon toimistojen ja tilaratkaisujen ympärillä, huomiota kiinnitetään myös yrityksiin ja organisaatioihin. Yleisellä tasolla organisaation pitäisi mahdollistaa personoitu ja joustava tapa työskennellä, tarjota innostava ja merkityksellinen purpose sekä tuottaa yhteenkuulumisen kokemuksia. Kaikkia asioita ei voida ratkaista fyysisillä toimitiloilla, mutta huomattavan moneen asiaan niillä voidaan vaikuttaa.

Yleisesti ottaen toimitilojen pitäisi heijastella organisaation tarkoitusta, brändiä ja tietysti vastuullisuutta, mikäli sitä tärkeänä pidetään. Asiantuntijoita on hankala pakottaa toimistolle, ainakaan pakko ei lisää motivaatiota, ja siksi tilojen itsessään pitäisi olla houkuttelevia. Yksi osa houkuttelevuutta on saavutettavuus eri liikennevälineillä, yhä useammin varsinkin joukkoliikennevälineillä (esimerkiksi Helsingissä lähes puolet kotitalouksista on autottomia). Houkuttelevuuteen liittyvät myös mahdollisuus laadukkaaseen ja terveelliseen lounasruokailuun, joka voi olla ongelma kotona työskennellessä, ja erilaisten arjen palveluiden saavutettavuuteen. Kaikki eivät voi tarjota samanlaisia monipuolisia palveluita kuin Googlen kampus Piilaaksossa, mutta sekoittuneessa urbaanissa ympäristössä palvelut ovat läsnä. Tästä syystä perinteiset ”työpaikka-alueet” ovat ongelmallisia.

Mutta mitä itse työhön liittyvää toimiston pitäisi tarjota? Rishin ja kumppaneiden haastattelema Genslerin johtaja toteaa, että kiinnostavan työympäristön pitää tukea neljän eri työskentelymoodin tarpeita, jotka ovat fokus, yhteistoiminnallisuus, oppiminen ja sosiaalinen kanssakäyminen. Joissakin moodeissa oleellista on yhdistää saumaton fyysinen ja virtuaalinen kokemus. Keskittymistä vaativien tehtävien suorittamiseen sopiva tila voi olla vaikkapa kirjaston kaltainen, sosiaalista kanssakäymistä voidaan tukea esimerkiksi kahvilan kaltaisilla tiloilla. Yhteis- ja tiimityöhön sopivat vaikkapa big roomit. Inspiraatoita ja luovuutta voidaan houkutella esiin taiteella, väreillä ja muodoilla, rauhoittavia elementtejä voivat puolestaan olla viherkasvit ja äänimaisema. Itsestään selviä asioita pitäisi olla tietysti turvallisuus ja terveellisyys, vaikka meillä Suomessa onkin painittu varsinkin julkisissa organisaatioissa sisäilmaongelmien kanssa.

Organisaatioiden näkökulmasta oleellista on pohtia, minkälaisia asioita halutaan tehtäväksi fyysisissä tiloissa ja tärkeää on myös tunnistaa erilaisten työtehtävien määrä. Jos toimistolle tullaan erityisesti tekemään keskittymistä vaativia tehtäviä, runsas ryhmätyötilojen määrä on tuhlausta. Joustavilla ratkaisuilla voidaan toki sopeutua uusiin tilanteisiin. Digitaaliset työkalut mahdollistavat myös varaukset aina yksittäistä työpistettä varten ja tiedon saamisen vapaista tiloista.

Japanilaisprofessori Ikujiro Nonaka pohdiskeli jo lähes kolmekymmentä vuotta sitten tiedon ja tietämyksen merkitystä yritysten menestymisessä. Hän myös lanseerasi hiljaisen tiedon käsitteen ja käsitteellisen mallin, miten hiljainen tieto tehdään näkyväksi ja hyödynnettäväksi. Hänen mallissaan tiedon luonnissa oli neljä erilaista vaihetta, jotka vaativat tuekseen kullekin ominaisen työskentely-ympäristön eli Ba:n. Ba on japanin kieltä ja tarkoittaa paikkaa. Originating-ba on tila, jossa luodaan luottamusta, yhteisyyttä ja jaetaan hiljaista tietoa metaforien ja tarinoiden avulla. Cyber-ba:ssa työskennellään eksplisiittisen informaation, tietokantojen ja tietoteknisten työkalujen kanssa, ymmärrettävästi sen vaatimukset ovat omanlaisensa.

Osaamispohjaisessa taloudessa ja asiantuntijatyössä tietotyön vaiheiden ymmärtäminen ja tunnistaminen on oleellista, vasta sen jälkeen jokaisella voidaan kehittää oma Ba.