Yritykset, valtion hallinto ja kunnat miettivät kuumeisesti minkälaisia ja minkä kokoisia toimistotiloja ne jatkossa tarvitsevat. Ennen covidia läsnätyö oli pääsääntö, covidin aikaan siirryttiin etätöihin ja nyt toimistoille on palattu vaihtelevasti. Osa organisaatioista luottaa ihmisten itseohjautuvuuteen, osa antaa yksiselitteisiä ohjeita. Työnantaja voi käyttää direktio-oikeutta, mutta houkuttelu tai kannustaminen voi olla tuloksellisempaa asiantuntijoiden kanssa. Ja hyvä on pohtia sitäkin, missä asioissa tai yhteyksissä fyysinen läsnäolo on toivottavaa.

Joka tapauksessa toimistotyö ja -ympäristöt hakevat muotoaan. Toimistotyön yleistyössä 1900-luvun alkupuolella hierarkisten organisaatioiden lay-outit muistuttivat tehdassaleja: suurissa saleissa konekirjoittajat tai papereiden käsittelijät istuivat riveissä ja managerit ympärillä omissa huoneissaan. Asiantuntijatyön kasvun myötä siirryttiin koppikonttoreihin ja omiin työhuoneisiin. Parikymmentä vuotta sitten avokonttorit yleistyivät ja viimeksi tulivat monitilatoimistot. Erilaisia suunnitteluratkaisujakin kehitettiin kuten Patrick Duffyn organisaatioekologinen DEGW-konsepti, jossa tilat jakaantuivat neljään tyyppiin (den, hive, club, cell).

Teknologisessa mielessä etätyö on ollut pitkään mahdollista. Yhden ensimmäisen visioista hajautuneista tietoteknisistä verkoista esitti Vannever Bush vuonna 1945, hänen ”globaalin aivonsa” nimi oli Memex. Siitä innostuneena Yhdysvaltain puolustusministeriö ryhtyi kehittämään ARPANETia, joka julkaistiin 1972. Pöytäkoneet yleistytä 80-luvun lopulta lähtien ja vuonna 1989 Tim Berners-Lee julkaisi www:n. Laajakaistateknologiat, videoneuvottelujärjestelmät ja ohjelmistokehitys etenivät, mutta vasta covid mursi padot etätyön suhteen.

Uudessa maailmassa keskiössä on toimiston yksittäinen käyttäjä, asiantuntija. Jokainen menestymään pyrkivä organisaatio haluaa pitää kiinni parhaista osaajistaan ja olla vetovoimainen suhteessa uusiin osaajiin.

Miksi tulla toimistolle?

Selvää on, että tulevaisuuden toimiston pitää tarjota jotain sellaista, jota kotona ei saa. Tämä voi tarkoittaa parempia olosuhteita työntekoon tai muita lisäpalveluita.

Toimistotyöläisen päivän katkaisee usein lounas, joten se pitää hyödyntää mahdollisuutena. Monessa business parkissa tämä tarkoittaa merkittävää tason nostoa: lämpölampun alla lököilevät, reunasta kuivaneet pastavuoat eivät houkuta muuten kuin äärimmäisessä nälässä. Henkilöstöruokaloiden pitää olla kiinni ajassa ja ruokatrendeissä, mikä saattaa osoittaa, että makkarapannua ei kannata enää tarjota, kun suurin osa haluaa syödä terveellisesti kasvis- ja kalavoittoista laadukasta ruokaa, joka tarjoillaan lautasannoksina.  

Toimistokehittäjien kannattaa seurata myös muita trendejä ja tarjota wow-efektejä käyttäjille. Esimerkiksi pääkaupunkiseudulla joka toinen kotitalous pärjää ilman autoa. Tämä tarkoittaa sitä, että yhä useampi liikkuu pyörällä työmatkat. Pitäisikö työmatkalaisille tarjota premium-tason pukuhuone- ja suihkutilat: teollisuuspesuaineiden sijaan hyväntuoksuiset laadukkaat suihkusampoot ja aamusauna tai peräti ohjattu aamujooga? Olin jokunen vuosi sitten tutustumassa meininkiin maailman hipsteripääkaupungissa Portlandissa. Eräästä toimistosta jäi mieleen pyörien huolto- ja pesutila, jossa rakkaan kulkupelin kuivaamiseen oli varattu valkoiset froteepyyhkeet.

Tärkeä syy saapua toimistolle on yhteiskehittäminen kollegoiden kanssa. Pelkän neuvottelutilan sijaan voisi miettiä, millaiset tilat tukevat esimerkiksi fasilitointia. Toisaalta hiljaisen työn tilassakin pitää olla edes pieni mahdollisuus personointiin, koska asiantuntija haluaa olla erityinen.

Oleellista on siis ymmärtää mitä nykyiset ja tulevat työntekijät haluavat organisaation muiden tarpeiden lisäksi. Oikeastaan vain yksi asia yhdistää toimistopalapelin kaikkia osapuolia eli asiantuntijaa, yritystä, sijoittajaa, rahoittajaa ja developeria ja se on vastuullisuus eli ESG. Työnantajan pitää olla vastuullinen toimija, eikä sijoittaja tai rahoittaja haluaa olla mukana hankkeessa, joka ei täytä korkeimpia vastuullisuuden standardeja.

En pysty sanomaan yksiselitteisesti, millaisia elementtejä toimistossa pitäisi olla, mutta katse pitää kääntää sijoittajasta ja vuokran maksajasta tilan käyttäjään. Käyttäjä on kuningas. Se, joka keksii konseptin, joka hurmaa toimistotyöläisen lähtemään toimistolle ja pukemaan työpäivän ajaksi päälle työvaatteet spandexien sijaan, on voittaja tässä pelissä.